É uma representação gráfica para distribuição de dados numéricos, ou seja, um modelo estatístico para a organização dos dados, exibindo a frequência de uma determinada amostra.
Representa como o processo está em relação a limites e distribuição, e dispersão de seus dados.
Cada nova amostra (quantidade) coletada é somada à sua determinada “Classe”, que nada mais é do que a sua faixa de valores na escala.
Ela irá compor uma barra que representa a quantidade de amostras coletadas do sistema que também pertencem à mesma classe.
Os dados de amostra devem ser selecionados aleatoriamente. Se os dados não foram coletados aleatoriamente, os resultados podem não representar a realidade.
Um histograma funciona melhor quando o tamanho de amostra for de pelo menos 20. Entretanto, um tamanho de amostra que é considerado maior do que 20 pode representar melhor a distribuição.
O que medir?
Grandezas físicas: Peso, Comprimento, Temperatura, Pressão, Tempo, Volume, etc.
Ocorrências em geral: Número de ligações por dia, Número de reclamações, Número de falhas, Nível de Satisfação, etc.
As barras correspondem aos resultados das medidas, agrupados nas classes.
Por exemplo, no peso de embalagem quantos estão com 1Kg, 1Kg,1Kg, 1,2Kg, 0,9Kg, e assim por diante, ou no tempo de espera na linha no atendimento em um Call Center, 6min, 5, 4, 1 , etc.
Utilize a planilha do Histograma, no link abaixo, com maiores informações, instruções, captação dos dados, cálculos automáticos, gráficos e controle, pronta para uso e desenvolvimento desta ferramenta.
RUN-CHART, ou Gráfico de Execução, é usado para estudar os dados coletados em um período de tempo específico.
Ajudará a monitorar os dados ao longo desse tempo para detectar tendências, mudanças ou ciclos, sazonalidades, comparar uma medida antes e depois da implementação da solução, para medir o impacto, focar nas mudanças vitais e rastrear informações úteis para prever tendências.
Esses dados representam informações de saída ou desempenho de um processo, onde geralmente são plotados de forma onde o tempo é representado no eixo horizontal e a propriedade observada é representada no eixo Y. É comum também a adição da linha de tendência para melhor analise do gráfico.
Utilize a planilha do Run Chart, no link abaixo, com maiores informações, instruções, captação dos dados, cálculos automáticos e controle, pronta para uso e desenvolvimento desta ferramenta.
O Control Chart, ou Gráfico de Controle, é um de gráfico de linhas utilizado para o acompanhamento de um processo. Este gráfico determina estatisticamente uma faixa denominada limites de controle que é limitada pela linha superior (limite superior de controle) e uma linha inferior (limite inferior de controle), também as linhas superior e inferior que foram determinadas pela empresa como meta, além de uma linha de média e também os resultados fora dos limites estatísticos.
Determina se um processo é ou não estável ou se tem desempenho previsível, se está sujeito a uma variação de causa especial que cria uma condição fora de controle ou se atende ou não o que é esperado pela empresa.
Se está fora de controle ou não atende as metas, então, o processo deve ser ajustado/melhorado.
Para determinar se existem causas de variação em um processo utilizando a carta de controle, é muito importante observar sete “sinais” ou regras básicas que demonstram variabilidade neste processo. A probabilidade de alguns destes sete eventos ocorrerem aleatoriamente é muito pequena.
As sete regras são:
1.Um ou mais pontos fora dos limites de controle.
2.Sete ou mais pontos consecutivos acima ou abaixo da linha central.
3.Seis pontos consecutivos em linha ascendente ou descendente continuamente.
4.Quatorze pontos consecutivos alternando acima e abaixo.
5.Três pontos consecutivos sendo 2 deles do mesmo lado em relação a linha central e fora de 2/3 em relação à linha central.
6.Quinze ou mais pontos consecutivos contidos em um intervalo de 1/3 em relação à média.
7.Oito pontos em ambos os lados da região central com nenhum deles dentro do limite de 1/3 em relação à linha central.
Utilize a planilha do Control Chart, no link abaixo, com maiores informações, instruções, captação dos dados, cálculos automáticos e controle, pronta para uso e desenvolvimento desta ferramenta.
O Kaizen é uma das ferramentas de Lean Manufacturing e melhoria contínua que visa melhorar todas as partes de uma empresa através da padronização dos processos. Geralmente o ciclo se completa em média em 30 dias e incentiva a criatividade para mudar a cultura da sua empresa para melhor, exigindo, como o Seis Sigma, um esforço de equipe para resolver problemas como o desperdício, por exemplo. Esse esforço é realizado em uma reunião que foca em na melhoria da empresa denominada Evento Kaizen.
A empresa que realiza um evento Kaizen foca na melhoria continua, necessitando que o grupo escolhido faça reuniões constantes para sempre poder entender e melhorar algum problema, por menor que seja. Esse foco na melhoria continua se transforma em um ciclo aonde começa com a identificação do problema, segue para ser analisado e encontra-se uma solução para ele, geralmente em eventos Kaizen.
A metodologia prevê três etapas que devem ser distribuídas e realizadas: Preparação, o Evento, que terá a implantação da resolução/melhoria realizada e depois o Follow-up para medição e controle.
No link abaixo, utilize a planilha do Evento Kaizen para definir, captar, organizar e controlar as ideias e ações, com um tutorial de como realizá-lo.
Às vezes a resposta de um problema pode vir das origens mais inusitadas. É importante ouvir e estudar os mais diversos lados de um problema, sendo necessárias assim as mais variadas respostas.
O Brainstorming é uma técnica criada para justamente dar espaço a essas ideias, proporcionando um ambiente propício para qualquer tipo de ideia, para a solução dos mais variados problemas.
Criada em 1948 pelo publicitário Alex Osborn, o Brainstorming é uma técnica usada para estimular a criação de idéias inovadoras, explorar as habilidades, potencialidades e criatividade para se ter soluções eficientes para diversos tipos de problemas. Durante o Brainstorming, o assunto será explorado à exaustão. Toda ideia é bem vinda.
Deve-se reunir o maior número possível de ideias, e cabe ao gestor e aos participantes escolher as que fazem mais sentido para o problema estudado.
Para que o Brainstorming seja realizado de forma efetiva devemos seguir algumas regras pré-estabelecidas, onde em geral se foca no respeito e na completa liberdade de expressão, permitindo o surgimento das mais diversas soluções e criando um bom ambiente para os participantes, que devem se sentir respeitados e incluídos como parte da empresa.
Objetivos do Brainstorming
Como já mencionado o Brainstorming serve para estimular o pensamento criativo.
Uma reunião de Brainstorming deve ser produtiva, onde se deve, pelo menos, terminar com uma ideia encaminhada ou com alguma palavra chave que possa solucionar, aperfeiçoar ou desenvolver um problema, produto, serviço ou uma área dentro da empresa.
O Brainstorming pode ser utilizado nas mais diversas áreas ou problemas que necessitam de uma solução mais aberta, como por exemplo: Elevar a produtividade da empresa; que estratégias de marketing adotar; lidar com queda nas vendas; lançamento de novos produtos no mercado; ampliação da integração dos setores; entre outros.
Como fazer um Brainstorming
O Brainstorming, assim como qualquer outra ferramenta de gestão, foi evoluindo ao longo dos anos. Hoje em dia algumas etapas foram indicadas para que se realize de forma adequada à reunião, de forma a ser convidativa e produtiva para todos os presentes.
Essas etapas são:
Definir o problema a ser resolvido: Apesar da liberdade, é importante que todos os participantes saibam muito bem por que estão ali. Devem-se preparar os participantes para que não ocorra perda de tempo desnecessária, sendo o tempo um fator muito importante para empresa em geral.
Selecionar um grupo heterogêneo: Quanto mais cabeças diferentes estiverem trabalhando juntas, melhor. Para que se tenha uma variedade maior de ideias, devem-se selecionar pessoas relacionadas e não relacionadas ao problema em questão, como por exemplos: clientes, fornecedores, usuários finais entre outras classes de envolvidos. O ideal é que seja composto por 6 a 12 pessoas.
Seguir as regras estabelecidas: Para que se crie um bom clima entre os participantes devem-se seguir algumas regras pré-estabelecidas para a reunião. Essas regras serão discutidas mais a frente no post.
Estabelecer um tempo máximo e mínimo: Um fator que ajuda na produtividade e estabelecer um limite de tempo para ter ideias suficientes, mas não em exagero. Como tempo máximo, o ideal seria de 30 a 40 minutos.
Estabelecer as ideias: É nesse momento em que as ideias devem ser estabelecidas. As ideias devem ser dadas conforme todos escutem e entendam o objetivo dela. Deve-se priorizar quantidade em vez de qualidade nessa etapa.
Registrar as ideias: Todas as ideias devem ser registradas. Seja numa lousa, tela, em post-its na parede ou flipchart, é preciso guardar todas as ideias levantadas no papel. Use alguém como registrador, que deve ser uma pessoa que consiga escrever o mais rápido possível. Depois de escrever cada uma, se der tempo, repita para ver se é realmente o que falaram (parafrasear).
Clarificar as ideias: O facilitador pergunta a todos se o texto da ideia está claro em relação ao seu objetivo e muda o texto se for necessário.
Estabelecer critérios para os votos: Devem-se estabelecer alguns critérios para julgar as ideias propostas para o problema. Critérios como custos, tempo, esforço e relevância são geralmente utilizados para julgar as ideias.
Analisar as ideias propostas: Reserve um tempo, depois do término das ideias, para pedir para as pessoas assinalarem aquelas que merecem ser analisadas, descartadas ou agrupadas de duas ou mais semelhantes.
Votação: Cada participante deve votar nas ideias que julgam ser mais importantes ou eficazes para a solução do problema analisado.
Discussão: Selecione as ideias mais votadas e discuta com os participantes sobre cada uma delas.
Selecionar as ideias: Selecione as ideias que serão implementadas para a solução do problema proposto.
Utilize a planilha do Brainstorming, no link abaixo, para definir, captar, organizar e controlar as ideias e ações, com um tutorial de como realizá-lo.
5W2H é a ferramenta que organiza e detalha todas a atividades para insumo dos materiais necessários na mudança e entendimento de todos, com base em perguntas chave que farão com que seja completo e robusto o plano de ação.
Ao implementar uma nova rotina surge a necessidade de Detalhar a Execução das atividades e tarefas. Para isso, são utilizados os procedimentos e instruções de trabalho, como Normas, Manuais, Tutoriais, Fluxos, Página na Intranet, Políticas, Base de conhecimento, FAC e materiais de dicas e Chats operacionais.
Os procedimentos devem conter toda a sistemática de trabalho estabelecida, de forma que possibilite aos usuários a compreensão acerca do que deve ser feito e de como fazê-lo:
– Linguagem clara, objetiva e adequada ao público alvo, – Deve ser elaborado com a participação efetiva das pessoas que atuam no processo a ser documentado, – Coerente com outros padrões e linguagem da organização. – Sem ambiguidades, onde as frases devem permitir uma interpretação única, – Detalhado no nível suficiente para a execução das atividades do processo, – Deve contribuir para o treinamento de colaboradores recém admitidos, – Deve estar disponível nos locais de uso, – Ter título, codificação, paginação e formato padronizado, – Situação de controle do padrão e medição, – Estar disponível no local aonde ocorre o processo ou tarefa, ou seja, de fácil acesso.
A planilha 5W2H, criada na indústria automobilística japonesa, é uma ferramenta de qualidade que pode ser utilizada para auxiliar e organizar e detalhar as ações identificadas no processos To BE e no Plano de ação, pois tem o seguinte método, conforme sua sigla em inglês:
•What (O que será feito?),
•Who (Quem irá fazer?),
•When (Quando será feito?),
•Where (Onde, em que local será feito?),
•Why (Por que isso será feito),
•How (Como será feito?) e
•How Much (quanto custa).
Para projetos de Melhoria em Processos é recomendo usar uma variação 5W1H, sem o How Much (quanto custará), pois esta ferramenta será usada para detalhamento do plano de ação do processo To BE e sua implantação, sendo que esta variável, geralmente, já foi usada para priorizar as soluções de processos nas fases anteriores do projeto ou existe um software existente ou já definido, onde os maiores custos são utilizados.
Acesse no planilha no link abaixo , onde você define, organiza e controla o seu plano de ação 5W2H.
Avaliar a capacidade de um processo é uma ação muito importante para o funcionamento de uma empresa. É por essa avaliação que se pode analisar as características de um determinado processo, indicando se ele é viável ou não, ajudando a decidir se o processo deve continuar com a produção, alterar alguma especificação para seu melhor funcionamento ou se deve cancelar o projeto.
A capacidade de um processo pode ser avaliada de diversas maneiras, mas o método mais comum é através dos índices de capacidade, principalmente os índices Cp e Cpk, esses que serão vistos nesse artigo.
Na avaliação de capacidade alguma característica do produto é medida e analisada determinando a capacidade do processo que satisfaz as especificações pré-estabelecidas.
Os índices de capacidades foram criados para verificar se a capacidade de um processo esta de acordo com os limites estabelecidos pela empresa por meio de cálculos numéricos.
Entre os índices existentes, os mais utilizados são o Cp (Capacidade potencial do processo), que é a medida entre a tolerância e a variabilidade do processo, e o Cpk (Capacidade efetiva do processo), que avalia a distância da média do processo com a especificação mais próxima dela.
Esses índices demonstram se o processo tem uma produtividade aceitável e com produtos dentro da faixa de especificação, geralmente aplicados na fase do desenvolvimento do produto e na aplicação do processo na empresa, considerando se ele vai ser eficaz ou não.
Acesse no planilha no link abaixo , onde você organiza e colhe seus dados, faz o cálculo estatístico do Cp e Cpk de forma organizada, faz a análise e verifica como está o seu processo e o que fazer para melhorar, caso necessário.
Método que tem o foco na solução de problemas e melhoria contínua, seguindo as quatro fases indicadas pelas letras do seu nome (Plan, Do, Check e Act = Planejar, Executar, Checar e Agir) de forma cadenciada e estruturada.
Na última fase o processo é revisto e avaliadas novas ações necessários para continuidade do ciclo de melhoria contínua em busca da excelência do processo.
Proporciona agilidade e melhoria de atividades, identificação de problemas e suas causas-raiz, otimização de controles e monitoramento, integração de etapas produtivas, melhor envolvimento da equipe (gestores e colaboradores) e aprimoramento contínuo de processos.
Acesse, no link abaixo, Planilha pronta para o uso, onde você poderá executar o ciclo de forma estruturada em cada fase, para registro e andamento, execução e posterior controle no Dashboard.
O kaizen incorpora o programa 5S, que tem como base de aplicação “5 Sensos”: utilização, organização, limpeza, bem-estar e autodisciplina.
Proporciona resumidamente o que será feito em cada categoria do plano 5S, resultando nas ações necessárias com detalhes, atribuindo um responsável e datas planejadas.
Termina por formalizar um documento do 5S para nortear todas as ações que serão desenvolvidas e acompanhar as tarefas periodicamente e os Status do andamento, para controle.
Acesse no link abaixo nossa Loja/Catálogo, para adquirir uma planilha com maiores informações, instruções e controle, pronta para uso e desenvolvimento deste método.
