5W2H é a ferramenta que organiza e detalha todas a atividades para insumo dos materiais necessários na mudança e entendimento de todos, com base em perguntas chave que farão com que seja completo e robusto o plano de ação.
Ao implementar uma nova rotina surge a necessidade de Detalhar a Execução das atividades e tarefas. Para isso, são utilizados os procedimentos e instruções de trabalho, como Normas, Manuais, Tutoriais, Fluxos, Página na Intranet, Políticas, Base de conhecimento, FAC e materiais de dicas e Chats operacionais.
Os procedimentos devem conter toda a sistemática de trabalho estabelecida, de forma que possibilite aos usuários a compreensão acerca do que deve ser feito e de como fazê-lo:
– Linguagem clara, objetiva e adequada ao público alvo,
– Deve ser elaborado com a participação efetiva das pessoas que atuam no processo a ser documentado,
– Coerente com outros padrões e linguagem da organização.
– Sem ambiguidades, onde as frases devem permitir uma interpretação única,
– Detalhado no nível suficiente para a execução das atividades do processo,
– Deve contribuir para o treinamento de colaboradores recém admitidos,
– Deve estar disponível nos locais de uso,
– Ter título, codificação, paginação e formato padronizado,
– Situação de controle do padrão e medição,
– Estar disponível no local aonde ocorre o processo ou tarefa, ou seja, de fácil acesso.
A planilha 5W2H, criada na indústria automobilística japonesa, é uma ferramenta de qualidade que pode ser utilizada para auxiliar e organizar e detalhar as ações identificadas no processos To BE e no Plano de ação, pois tem o seguinte método, conforme sua sigla em inglês:
| •What (O que será feito?), |
| •Who (Quem irá fazer?), |
| •When (Quando será feito?), |
| •Where (Onde, em que local será feito?), |
| •Why (Por que isso será feito), |
| •How (Como será feito?) e |
| •How Much (quanto custa). |
Para projetos de Melhoria em Processos é recomendo usar uma variação 5W1H, sem o How Much (quanto custará), pois esta ferramenta será usada para detalhamento do plano de ação do processo To BE e sua implantação, sendo que esta variável, geralmente, já foi usada para priorizar as soluções de processos nas fases anteriores do projeto ou existe um software existente ou já definido, onde os maiores custos são utilizados.
Acesse no planilha no link abaixo , onde você define, organiza e controla o seu plano de ação 5W2H.
